Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että Suomisen taloudellinen raportointi on luotettavaa ja toiminta lakien, määräysten sekä yhtiön sisäisten politiikkojen ja periaatteiden mukaista. Lisäksi sisäisen valvonnan tavoitteena on auttaa tehostamaan yhtiön toimintaa sekä turvaamaan yhtiön omaisuutta.

Valvontaympäristö

Suomisella sisäinen valvonta on osa organisaation toimintaa. Valvontaa suoritetaan osana liiketoimintaprosesseja yhdessä kattavan raportoinnin kanssa.

Sisäisen valvonnan prosessit perustuvat yhtiön liiketapaperiaatteisiin, yrityskulttuuriin ja arvoihin, politiikkoihin ja ohjeistuksiin, sekä yhtiön johdon ja muiden työntekijöiden noudattamiin työtapoihin. Yhtiössä vastuut pohjautuvat positioihin perustuviin asemavaltuutuksiin ja työnkuvauksiin sekä tehtävien eriyttämiseen ja niissä noudatetaan ”kahden silmäparin” ja yksi yli” päätöksentekoperiaatteita. Tehokas sisäinen valvonta edellyttää, että työtehtävät on jaettu asianmukaisesti eri työntekijöille ja että mahdolliset eturistiriidat tunnistetaan ja poistetaan. Yhtiön arvojen jalkauttamisella organisaatioon pyritään vahvistamaan eettisiä toimintatapoja korostaen kaikessa toiminnassa rehellisyyden, avoimuuden ja yhteistyön merkitystä. Valvontaympäristön riittävyys varmistetaan säännöllisillä keskeisten valvontaprosessien arvioinneilla.

Nimetyt prosessinomistajat varmistavat, että sisäisen valvonnan prosessit määritellään ja toteutetaan asianmukaisesti.

Yhtiön tietohallintofunktion tehtävänä on varmistaa tietoteknologia infrastruktuurin ja järjestelmien turvallisuustarkastusten riittävyys ja toimivuus.

Valvontatoiminnot

Yksi sisäisen valvonnan järjestelmien ja prosessien keskeisistä tehtävistä on varmistaa, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaiset ja oikeat tiedot yhtiön taloudellisesta tilasta. Vastuu Suomisen sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle.

Käytännössä sisäistä valvontaa suoritetaan hallituksen sekä johtoryhmien kokouksissa, joissa tarkastellaan yhtiön toimintaa ja sen tuloksia. Koko konsernin taloushallintoa ja sen toimintaa koordinoi ja valvoo yhtiön talousosasto sekä konsernin talouspäälliköiden verkosto.

Suomisella sisäinen valvonta on hajautettu globaaleille konsernitoiminnoille, jotka valvovat hallituksen hyväksymien toimintaohjeiden noudattamista omilla vastuualueillaan. Konsernitason valvonnan ja ohjeistuksen lisäksi valvontatoimenpiteitä suoritetaan eri liiketoiminta-alueiden ja tehtaiden tasolla. Sisäisen valvonnan toiminnot kattavat niin yleiset kuin yksityiskohtaisemmat prosessit, joiden tarkoituksena on estää, havaita sekä korjata mahdolliset virheet ja poikkeamat.

Päivittäisessä liiketoiminnassa sovelletaan useita valvontatoimia, joilla pyritään estämään virheet ja poikkeamat taloudellisessa raportoinnissa sekä korjaamaan mahdolliset havaitut virheet ja poikkeamat. Valvontatoimet jaetaan Suomisella kolmeen eri kategoriaan. Kirjalliset ohjeistukset auttavat organisaatiota yhtenäistämään ja vakiinnuttamaan sisäisen valvonnan prosessit ja menettelyt. Jatkuvalla ja säännöllisellä raportoinnilla globaalien konsernitoimintojen sekä konserniyhtiöiden toiminnasta varmistetaan, että ohjeita ja määriteltyä prosesseja ja toimintatapoja noudatetaan asianmukaisesti, Kriittiseksi luokiteltuihin prosesseihin on rakennettu erityisiä varmennuksia turvallisuussyistä.

Mahdollisten erillisten lisävarmennusten tarve, laajuus sekä tiheys määritellään riskien arvioinnin sekä olemassa olevien valvonta- ja seurantaprosessien riittävyyden ja tehokkuuden perusteella. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvät varmennukset ovat keskeisessä roolissa, kun tietojärjestelmien ominaisuuksia määritellään ja otetaan käyttöön.

Viestintä ja tiedotus

Yhtiön taloudellisen raportoinnin käsikirja, hallituksen hyväksymät politiikat sekä muut taloudellista raportointia koskevat ohjeistukset päivitetään ja kommunikoidaan yhtiön johdon toimesta relevanteille työntekijöille säännöllisesti, ja nämä ovat myös saatavilla yhtiön intranet-sivuilla. Lisäksi liiketoiminta-alueet ja konserniyhtiöt noudattavat raportoinnissaan standardisoitua raportointikokonaisuutta.

Konsernijohto sekä liiketoiminta-alueiden johto pitävät kuukausittaisia katsauksia, joissa analysoidaan yhtiön toimintaa ja määriteltyjen suorituskykymittareiden kehitystä. Tällä tavoin pyritään edistämään johdon ymmärrystä yhtiön suorituskyvystä ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Hallituksen jäsenet saavat kuukausittain raportin yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Seuranta

Tarkastusvaliokunta vastaa yhtiön sisäisen valvonnan tehokkuuden seurannasta. Globaalien konsernitoimintojen ja liiketoiminta-alueiden johto sekä talousosasto vastaavat sisäisen valvonnan ja valvontatoimien jatkuvasta seurannasta. Yhtiön talousosasto valvoo konserniyhtiöiden toimintaa ja prosesseja sekä ulkoista ja sisäistä talousraportointia.

Säännölliset laaduntarkastajien sekä asiakkaiden auditoijien suorittamat tarkastukset kattavat myös keskeisten liiketoimintaprosessien sisäisen valvonnan toiminnot.